Vi mangler nøgletal til vores styring

Situationen

Kommunen kunne konstatere, at økonomien ikke hang sammen. Der manglede centrale nøgletal og data at styre efter. BTP (BrugerTidsProcent) blev opgjort forskelligt fra område til område, og ingen kunne svare på, om en BTP på 60 % var godt eller dårligt og hvilken BTP som lederne skulle ramme for at holde budgettet. Planlæggerne planlagde uden at kende den fremmødetid og tid hos borgerne som, der var råd til og dermed økonomi til.

Det gjorde vi

• Fastlagde én fælles definition af BTP: leverede timer delt med fremmødetid inklusive vikarer, opgjort ens i alle områder og efter den fælles KL-model.
• Fastlagte en fælles opgørelsesmetode, så BTP kunne sammenlignes mellem områder og mellem faggrupper: Hvad er indirekte tid? Hvad er forberedelsestid? Hvad er beredskabstid? Hvilke typer af møder høre til hvor?
• Koblede BTP til økonomien, så visiteret tid kan omsættes til den fremmødetid og de årsværk, der er råd til pr. team.
• Opgjorde BTP for hver faggruppe og område; både den faktiske BTP og den budgetterede BTP
• Satte mål for BTP pr. team
• Byggede en fast månedlig opfølgning med data fra omsorgs-, vagtplan- og lønsystemet, som gjorde det nemt for ledere og planlæggere at se hvilken BTP der var på de planlagte ruter
• Kompetenceudvikle ledere og planlæggere i brug af BTP i den daglige styring og planlægning.

Resultatet

Planlæggeren planlæggere efter den BTP der giver balance i økonomien. Ved at bruge Profekto ruteberegningsark ved planlæggerne hvilken BTP de planlægger med hver uge på ruterne og om den samlede ruteøkonomi balancere.

Lederne ved hvor mange årsværk de har råd til at ansætte.

Næste skridt

Genkender du situationen? Book 30 minutters sparring uden binding: Christian@profekto.dk.